Комментарии в СМИ

Дмитрий Некрестьянов, руководитель практики по недвижимости и инвестициям «Качкин и Партнеры», обращает внимание на типичные ошибки, с которыми компании могут столкнуться при заключении договора на управление коммерческой недвижимостью.

Заключая договор на управление недвижимостью, собственники и управляющие должны максимально озаботиться всеми возможными рисками. Впрочем, слишком усердствовать тоже не стоит, иначе договор превратится в толстую книгу для длительных согласований.

На рынке управления и эксплуатации недвижимостью в России по-прежнему лидирующие позиции занимают крупные компании с известным брендом, специализирующиеся на property и facility management, а также внутренние управляющие компании, которые создаются девелоперами непосредственно под конкретный объект. Также есть молодые УК, недавно вышедшие на рынок либо расширившие направления своей деятельности. Заключая договор на управление, независимо от того, с какой компанией планируется работа, собственник должен подойти к процессу заключения договора максимально внимательно, поскольку именно от этого будет зависеть качество работы управляющей компании и риски, которые берет на себя она либо непосредственно девелопер. При этом обеим сторонам необходимо помнить, что договор должен представлять собой учет мнения обеих сторон без дополнительных согласований или постоянных проверок, которые замедлят работу управляющей компании, что скажется в итоге и на качестве самого объекта.

Юлия Ярмак, руководитель юридического департамента RD Management Services (входит в RD Group), поясняет, что существует два распространенных типа договоров между УК и собственником. Первый тип – это договор по системе оpen book, когда вознаграждение управляющей компании является постоянной величиной, а собственник компенсирует все расходы в рамках утвержденного бюджета. Второй подразумевает фиксированную стоимость услуг и исключает ежемесячное предоставление первичной документации. Причем эксперт подчеркивает, что по второму типу важно заложить алгоритм индексации стоимости услуг или оговорить отдельным пунктом право сторон на пересмотр цены. Кроме того, существует законодательное требование о ежегодной индексации заработной платы сотрудников – эта статья затрат входит в фиксированную стоимость договора и является ее существенной частью.

На ошибках учатся

Выделяют целый ряд распространенных ошибок и подводных камней, с которыми компании могут столкнуться при заключении договора на управление коммерческой недвижимостью. Так, наиболее типичная ошибка, по мнению Дмитрия Некрестьянова, руководителя практики по недвижимости и инвестициям компании «Качкин и Партнеры», это игнорирование возможных проблемных ситуаций. Обычно большинство договоров посвящено распределению прибыли между управляющей компанией и собственником. Ситуации, когда прибыль не зарабатывается, либо возникают форс-мажорные обстоятельства или, например, необходимость дополнительного ремонта, очень редко прописаны в договорах должным образом. Вопросы появляются именно во время кризисов и конфликтов. Тогда обнаруживается, что договором подобные проблемы не регулируются, и непонятно, как их решать.

К важным моментам в договоре с УК Сергей Честников, юрисконсульт компании Sawatzky Property Management, относит границы эксплуатационной ответственности УК (передается ей весь объект или определенная часть), процедуру передачи объекта и систем в эксплуатацию, перечень оказываемых УК услуг, методику взаиморасчетов, отчетность, требования к качеству работы, ответственность сторон и многое другое; порядок взаиморасчетов по договору, который должен соответствовать перечню услуг и объему обязанностей УК, а также профилю и специфике объекта. Так, если работа УК подразумевает несение расходов, объем которых трудно контролировать или прогнозировать (например, вывоз ТБО и снега), будет неправильно устанавливать строго фиксированную (твердую) стоимость услуг УК без возможности ее пересмотра.

Распространенными ошибками остаются и неправильные сноски на пункты (сноски на отсутствующие пункты) и несостыковка дат. Например, обязательство подписать договор до 15 числа следующего за отчетным месяца, а оплатить до 5 числа, хотя авансирование по договору не предусмотрено.

Взгляд собственника

Эксперты отмечают, что довольно часто собственник объекта старается ужесточить условия договора по отношению к УК. Так, Сергей Честников рассказывает, что собственники хотят добавить в договор новые виды и формы отчетности (реестров, описей, журналов и т. п.), дополнительные организационные и согласовательные процедуры, требования и обязанности сверх того, что разумно необходимо и соответствует рыночной практике. Например, согласование с собственником кандидатур абсолютно всех субподрядных организаций, даже в случае мелких или срочных (экстренных) работ; повышенная сверх необходимости частота контрольных мероприятий (технического или финансового аудита и т. п.), могут устанавливаться слишком сжатые сроки для выполнения тех или иных действий. Такие меры ведут к увеличению организационных и трудовых затрат и, следовательно, к необходимости привлечения дополнительного персонала со стороны УК, в результате чего повышается стоимость услуг УК.

Важно внимательно изучить различия в формулировках договора, которые в дальнейшем могут сказаться на усложнении процесса работы. Екатерина Лексина, руководитель отдела маркетинга управляющей компании «ФМ-Крафт», поясняет, что вид работ «по необходимости» заказчиком может быть расценен как «7 дней в неделю». Часто управляющей компании приходится сталкиваться с проблемой подмены понятий «обслуживающая» и «эксплуатирующая». Эксплуатировать может только собственник, а управляющая компания только обслуживает. Эти моменты должны быть четко разграничены в договоре.

Впрочем, в некоторых случаях и управляющие компании могут внести в договор пункты, которые могут прийтись не по душе собственнику. Встречаются ситуации, когда управляющие могут устранить собственника объекта из процесса управления, что также должно быть прописано в договоре. «Отсутствие текущей информации, участия в согласовании ключевых моментов может привести к тому, что УК начнет позиционировать себя перед арендаторами как непосредственный собственник, – рассказывают специалисты департамента управления недвижимостью компании Blackwood. – На одном из объектов класса А УК, имевшая высокую долю автономности, в целях привлечения дополнительных доходов решила разместить на территории предприятие быстрого питания (ларек на колесах), что не соответствовало концепции объекта. Собственник успел оперативно расторгнуть договоренность, которая незначительно повышала доходность, но резко снижала классность объекта».

Сергей Креков, генеральный директор УК Clever Estate, советует собственникам обращать внимание на то, насколько четко прописаны все работы, составляющие предмет договора, их периодичность, сроки исполнения, при необходимости сопутствующие материалы и оборудование. Площади обслуживаемой территории, план, этажность, прилегающая территория, количество персонала, их задачи. Важным моментом зачастую становится и то, что перед составлением договора управляющая компания должна внимательно ознакомиться с технической документацией объекта, чтобы учесть возможные сложности и ближайшие неполадки, которые нужно будет установить. Если же по какой-то причине собственник не предоставит все документы, это может повлечь большое количество неточностей и возможных рисков в договоре.

Цена ошибки

Евгений Христич, помощник генерального директора «Эспро Менеджмент», советует предусмотреть еще несколько важных пунктов договора. Это страхование имущества арендатора с обязательным условием о суброгации, когда арендодатель не несет ответственности за ущерб, причиненный имуществу арендатора; обязательное согласование с арендодателем любых изменений или перепланировок в арендуемых помещениях; условия ежегодного повышения арендной ставки или ее индексация. Необходимо учесть и преимущества арендодателя в досрочном расторжении договора при неоднократных необоснованных задержках арендных платежей.

Немаловажным моментом для обеих сторон являются штрафные санкции в договоре. По словам Натальи Скаландис, директора департамента управления объектами NAI Becar в Санкт-Петербурге, как правило, собственник штрафует УК за несвоевременность перечисления денежных потоков, наличие дебиторской задолженности, за некачественное выполнение работ и, бывает, за расторжение договора. Ольга Зорина, директор управления недвижимостью и эксплуатации Jones Lang LaSalle, поясняет, что штрафные санкции в договоре прописываются по требованию заказчика – ни одна УК не будет настаивать на закреплении штрафов в договоре. Либо в договоре указывается определенный процент от стоимости услуг, например, за каждый день просрочки устранения нарушений, но не превышающий некоторой суммы. Либо прописываются суммы штрафов в абсолютном выражении с подробным перечнем возможных нарушений. В таком случае, как правило, для фиксации нарушений собственнику требуются собственные проверяющие, которые будут детально контролировать деятельность УК. На мой взгляд, облагать управляющую компанию большими штрафами не имеет смысла: это низкомаржинальный бизнес, и подобные санкции делают его неэффективным. Если вы недовольны своей УК, стоит сменить ее и выбрать более профессиональную.

Под каждого клиента

Как же собственник понимает, что управляющая компания нарушила тот или иной пункт договора? Что касается качества, чаще всего примерно раз в месяц собственник проводит совместный обход объекта и выставляет оценку по каждому из направлений деятельности: наличие или отсутствие ковров, пыли на декоративных предметах, форменной одежды, чистота или грязь в технических помещениях и проч. По каждому направлению оценочного листа выставляется оценка, в совокупности может получиться балл, например, «два», что снизит вознаграждение управляющей компании от 5 до 15%.

Несмотря на то, что в каждой управляющей компании есть типовые договоры, использовать их приходится далеко не всегда. Так, например, в NAI Becar говорят, что за все время работы ни разу не пользовались типовым договором, поскольку у каждого собственника недвижимости были свои требования, из-за которых нужно было создавать новый договор. Как правило, договор готовят управляющие компании, после его проекта начинается совместная работа с юристами одной и другой стороны. Собственник может выставлять определенные требования к персоналу и накладывать определенные санкции за несвоевременность поступления арендных платежей от арендаторов и проведения ремонтных работ.

Как показывает практика, договор по управлению может значительно отличаться в зависимости от типа недвижимости. Екатерина Лексина отмечает, что это может быть и подбор арендаторов, и работа с арендаторами, поддержание определенной доходности объекта. В случае, когда управляющая компания занимается только вопросами facility management, разница в договорах несущественна. Особенностью может стать режим работы объекта. Например, торговые центры работают чаще с 10:00 до 23:00, а складские центры – круглосуточно. «Договор должен регулировать реальные экономические отношения сторон, а они различны в жилой, офисной и торговой недвижимости, хотя есть и общие моменты, – говорит Иван Кудряшов, начальник юридического отдела управляющей компании «Экодолье». – В таких договорах различается набор услуг, условия о формировании стоимости и ответственности за невыполнение обязательств». В управление торговым центром включают и ряд мероприятий, которые позволяют увеличить доходность объекта. Также, например, в торговых объектах гораздо больше оборудования, а услуги клининга предусмотрены лишь в ночное время или рано утром, в отличие от бизнес-центров.

Мнения

Андрей Чамкин, директор по коммерческой недвижимости IM Company

– С 1 мая мы передали в управление наш ТРК «Арена» в Воронеже на внешнее управление. Решение было непростым, но, проанализировав ситуацию, поняли, что управление объектом отнимает у нас слишком много сил и времени. Выбор управляющей компании и заключение договора были долгим процессом и заняли не менее полугода. Сложными оказались и переговоры по вознаграждению УК. Мы остановились на том, что выплачиваем процент от собранных платежей. Причем процент не плоский, а прогрессивный. Он будет расти, если план будет перевыполняться, и уменьшается, если арендные сборы будут ниже запланированных. Это пункт можно считать некими штрафными санкциями, так он стимулирует наших партнеров перевыполнять взятые на себя обязательства. За базу мы, естественно, взяли уже имеющийся результат.

Марат Рамазанов, генеральный директор «Овентал FM»

– Несмотря на нестандартные требования собственников, встречаются и нераспространенные пункты в договоре по требованиям управляющей компании. Например, то, что собственник обязуется не вербовать и не принимать на работу персонал управляющей компании, либо вступать с ним в какие-либо трудовые или гражданско-правовые отношения, как и не вести с ним переговоры в этом отношении. В противном случае собственник должен выплатить управляющей компании заранее оговоренную в договоре неустойку за каждого принятого на работу сотрудника. Причем положения статьи действовали независимо от того, закончился договор на управление или нет.

Наталья Скаландис, директор департамента управления объектами NAI Becar в Санкт-Петербурге

– Достаточно часто мы слышим нестандартные требования региональных собственников зданий. Например, нанять управляющего на объект только из центрального офиса, т. е. он должен быть командирован на срок от 6 месяцев до окончания срока договора. Другим требованием было, чтобы управляющий на объекте был обязательно женского пола, поскольку, по мнению собственника, именно женщина может совершенно нестандартным способом выйти из затруднительной ситуации. Как-то раз в договоре был прописан ежедневный сбор персонала и подсчет его по головам.

Анастасия Лепёхина